La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs…) qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs…).
La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des fichiers informatiques, entraînant la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier « .
Le SITPI, et avec lui ses communes membres, est en avance sur les processus dématérialisés en cours dans la fonction publique.
Dématérialisation des bordereaux financiers vers la trésorerie
Le SITPI a mis en place dès 2013 l’ensemble du processus d’envoi dématérialisé vers la trésorerie des bordereaux titres et mandats.
Il propose l’intégration d’un outil de signature électronique, d’un espace de stockage des pièces jointes justificatives, du suivi informatique du processus d’élaboration et d’envoi des fichiers via un circuit de flux de travail (workflow) et d’un tiers de télétransmission vers Hélios.
Pour l’ensemble de ce processus, le SITPI a choisi d’implémenter les outils du monde libre : iParapheur (signature électronique) et S2Low (Tiers de télétransmission).
Dématérialisation des documents réglementaires vers la préfecture
Dans le cadre de la modernisation des relations entre l’État et les collectivités territoriales, le SITPI propose également l’envoi des documents réglementaires vers les services de contrôle de légalité de la préfecture de façon dématérialisée via @ctes :
– les actes réglementaires : arrêtés, délibérations, décisions
– les actes budgétaires : Budget, Compte administratif, Décision modificative
Le Tiers de Télétransmission
Le SITPI est homologué Tiers de Télétransmissions (TdT) pour Actes (dématérialisation de la transmission des actes au contrôle de légalité) et pour Hélios (transmission des pièces comptables).
Un tiers de télétransmission est un dispositif de télétransmission utilisé par plusieurs collectivités locales.
Un dispositif de télétransmission est un ensemble formé d’outils (matériels et logiciels) et des documents décrivant les modalités de mise en œuvre et d’exploitation de ces outils, permettant à une ou plusieurs collectivités de transmettre ses actes au contrôle de légalité de façon dématérialisée.
Pour être raccordé à la plate-forme de réception des actes, un dispositif doit faire l’objet d’une homologation. Un dispositif peut être propre à une collectivité locale, ou bien être utilisé par plusieurs collectivités, et dans ce dernier cas est appelé « tiers de télétransmission ».