Mise en place d'i-Délibre

Mise en place d'i-Délibre pour le comité syndical du SITPI

La procédure de convocation et d’envoi des documents liés aux séances de l’assemblée délibérante (Comité Syndical) donnait lieu à des envois par courrier ou porteur au format papier alors que ces mêmes documents sont gérés le plus souvent au format dématérialisé dans le logiciel de gestion dédié. Il a donc été proposé de moderniser les usages en matière de gestion des assemblées délibérantes en dématérialisant la procédure de convocation et d’envoi des dossiers aux élus du Comité Syndical.

Ceci a nécessité la mise en place d’un porte-document nomade sécurisé nommé « i-délibre » qui consiste à fournir aux élus un outil itinérant de gestion des séances délibérantes. Celui-ci permet d’envoyer les convocations aux comités syndicaux, de récupérer les documents nécessaires à leur déroulement, de les annoter, de partager les éventuelles annotations et enfin de pouvoir récupérer les documents finaux. Il s’agit d’un logiciel libre, multi-collectivités et multi-mandats complémentaire de l’outil de gestion webdelib de libriciel.

Le porte-document est accessible par tout équipement numérique de type smartphone, tablette par le biais d’une application disponible gratuitement dans les principaux « stores »  ou encore par un ordinateur via le navigateur internet sans que cela nécessite une quelconque installation.

Le projet ambitionne de remplacer intégralement, à terme, les éditions papier liées à la tenue des comités syndicaux contribuant ainsi à la modernisation du fonctionnement des instances et à une démarche « éco-responsable ».

Afin de tenir l’objectif d’une première utilisation en conditions réelles lors du Comité Syndical du 28 mars 2019, le projet a nécessité un travail préalable de préparation de 4 mois réparti de la manière suivante une fois la solution proposée et approuvée par les élus :

• Consultation et choix de la solution
• Installation de la solution et formation des administrateurs
• Tests internes du processus de préparation du Comité Syndical sur un cycle institutionnel complet
• Modification du règlement intérieur du Comité Syndical afin d’intégrer la possibilité d’une convocation numérique des élus
• Recueil du consentement des élus du Comité Syndical
• Proposition d’aide au démarrage aux élus
• Assistance renforcée lors du 1^er Comité Syndical

Il faut noter que l’aspect relatif à la communication représente un facteur clé de succès. En effet, la présentation de la démarche et de l’outil, la qualité des supports produits à l’attention des utilisateurs, la proposition d’une aide au démarrage ont permis de maintenir la mobilisation des élus et des agents de la questure mais aussi d’ajuster des éléments liés au projet (modèles des documents, procédures de convocation numérique et papier notamment).

L’objectif du 28 mars 2019 a été tenu et les collectivités adhérentes ont pour certaines commencé à utiliser cet outil.